Die Verfahrensdokumentation – Teil einer gesetzeskonformen digitalen Archivierung nach GoBD

Die seit dem 1. Januar 2015 geltenden „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) gestatten es Unternehmen entsprechend der GoBD sämtliche Geschäftsunterlagen digital zu archivieren und aufzubewahren.

Einen wesentlichen Bestandteil der GoBD stellt dabei die Verfahrensdokumentation dar. Sie soll es einem sachverständigen Dritten (z.B. Betriebsprüfer) ermöglichen, Vorgänge, Versionierungen, Prozesse und Strukturen in der digitalen Archivierung nachzuvollziehen und nachzuprüfen.

Inhalte der Verfahrensdokumentation
Die Verfahrensdokumentation dient als Nachweis über die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen und soll den organisatorischen und technischen Prozess der digitalen Archivierung innerhalb eines Unternehmens darstellen. Hierzu ist genau zu beschreiben, wie Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben, aufbewahrt und gegen Verlust und Verfälschung gesichert werden. Zudem muss das verwendete Programm für die Erfassung der Daten beschrieben und erklärt werden.

Folgende Bestandteile der Verfahrensdokumentation werden in der GoBD gefordert:

  • eine allgemeine Beschreibung
  • eine Anwenderdokumentation
  • eine technische Systemdokumentation sowie
  • eine Betriebsdokumentation.

Umfang, Form und Gestaltung einer Verfahrensdokumentation werden nicht vorgeschrieben und können von Unternehmen selbst definiert werden.

Mit [accantum] bieten wir eine Softwarelösung zur digitalen Archivierung von Dokumenten –revisionssicher und gesetzeskonform.