Digitales Archiv mit ACRIBIT

Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen richtig anwenden.

Alljährlich füllt sich das Archivlager mit zahlreichen Aktenordnern aus dem vergangenen Jahr und der Platz in den Regalen wird immer weniger. Daher ist es wichtig, archivierte Unterlagen regelmäßig zu prüfen und ggf. zu entsorgen. Dabei sind die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für steuerrelevante Belege und Unterlagen von sechs oder zehn Jahren zu beachten.

Zu Wissen wie lange die unterschiedlichen Arten von Dokumenten aufzubewahren sind, ist jedoch nur der erste Schritt. Der Zeitpunkt, zu dem die Aufbewahrungsfrist beginnt, ist ebenso entscheidend.

Im Allgemeinen gilt: Beginn der jeweiligen Frist ist der Schluss des Kalenderjahres,

  • in welchem die letzte Eintragung in das Buch getätigt,
  • das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt,
  • der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder
  • der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.

Wer sich dem ganzen Papieraufwand entziehen und zudem Archivierungskosten einsparen möchte, sollte auf das digitale Archiv umsteigen. Das hat nicht nur den Vorteil, dass die Dokumente entsprechend ihrer Aufbewahrungsfrist gekennzeichnet und geprüft werden können, sondern auch jenen, dass schnell und ohne großen Zeitaufwand auf die Daten zugegriffen werden kann. Das spart Zeit und Nerven.

Weitere Informationen zur digitalen Archivierung finden Sie auf unserer Webseite.