Die Schonfrist ist abgelaufen

Seit dem 01. Januar 2017 gelten uneingeschränkt die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

Schön und gut, aber was bedeutet das jetzt? Fragen sich bestimmt einige Unternehmen.

Hier nun ein kurzer Überblick:
Wenn Sie Angebote, Rechnungen, Handelsbriefe, etc. digital verarbeiten, d.h. solche Dokumente per E-Mail versenden oder empfangen, ist Ihr Unternehmen von den neuen Bestimmungen der GoBD betroffen. Elektronisch eingegangene oder versandte Geschäftsdokumente müssen in ihrer ursprünglichen Form, im Original, also digital archiviert werden. Der Ausdruck einer per E-Mail erhaltenen Rechnung (eRechnung) wäre lediglich eine Kopie und würde daher nicht den Richtlinien der GoBD entsprechen. Diese Regelungen betreffen auch alle Unterlagen, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind.

Welche Anforderungen muss ein digitales Archiv erfüllen?

Ein wichtiger Bestandteil der gesetzeskonformen Langzeitarchivierung ist die Unveränderbarkeit des digitalen Dokuments, welche durch die Archivlösung zu gewährleisten ist. Die Dokumente müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist vollständig, jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Seitens der Software sind Sicherungen, Sperrungen, Festschreibungen und automatische Protokollierungen zu integrieren.

Bitte beachten Sie: Bei Nicht-Einhaltung drohen finanzielle Nachteile.

Seien Sie schlau und steigen Sie jetzt auf eine digitale Archivierung um!

Zwar arbeiten die meisten Unternehmen noch überwiegend mit Papierdokumenten, jedoch ist der Trend zur digitalen Kommunikation im Geschäftsleben nicht.

Das digitale Zeitalter wird nicht kommen, wir sind schon mittendrin!

Seit über 10 Jahren arbeiten wir bereits mit einer digitalen Archivlösung und haben bereits zahlreiche Unternehmen beraten und dabei unterstützt deren Geschäftsunterlagen auch für die Zukunft gesetzeskonform, entsprechende der Regelungen der GOBD, zu archivieren.

Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie auf unserer Webseite.